Sono passati otto anni da quando la riforma IR35 ha ridisegnato il settore pubblico. Ora sono passati quattro anni da quando queste riforme sono state introdotte nel settore privato. Molte aziende hanno reagito con cautela e correzioni eccessive, causando notevoli interruzioni nelle catene di fornitura. Cosa abbiamo imparato e cosa dovrebbero fare ora le aziende?
L’HMRC cambia obiettivo
L’HMRC non prende più di mira i singoli individui nei media come risultato della legge IR35 originale. Molte delle indagini precedenti sono terminate e molte non hanno raggiunto un tribunale fiscale perché l’HMRC ha rinunciato al caso o i contribuenti si sono accordati. L’attenzione delle autorità fiscali si è spostata.
L’approccio dell’HMRC ai controlli di conformità è diverso da quello degli ultimi due decenni, quando si occupava principalmente di perseguire le persone fisiche ai sensi della legislazione sugli intermediari. Anche l’HMRC ha cambiato il suo approccio.
L’HMRC effettua i controlli fuori busta paga utilizzando un approccio basato sul rischio. In primo luogo stabilisce se i processi e i sistemi dell’impresa presentano un “basso rischio” di classificazione errata, prima di decidere se effettuare un’analisi più approfondita. Se l’HMRC ritiene che l’approccio alla conformità dell’azienda sia a basso rischio, è probabile che il controllo venga completato entro un anno. Se invece ci sono segnali di allarme, l’indagine può essere molto più costosa e lunga.
Il nuovo metodo dell’HMRC di condurre i controlli di conformità evidenzia un punto cruciale: la conformità preventiva non è facoltativa, è essenziale. Le aziende con un processo di compliance ben documentato e solido avranno meno probabilità di incorrere in indagini lunghe.
Passività fiscali – Cosa aspettarsi
Al momento, nessuna azienda privata ha ricevuto una determinazione ufficiale delle imposte in conformità con le normative sui lavoratori fuori busta paga. Ciò non sorprende, considerando il periodo di riferimento standard di quattro anni dell’HMRC. Ci aspettiamo di vedere le prime fatture fiscali per i dipendenti presumibilmente mal classificati intorno a gennaio o febbraio 2026.
È improbabile che un tribunale fiscale ascolti e decida un caso prima del 2028, dato il ritmo con cui opera. Ricordiamo che sono pochissimi i casi che raggiungono questa fase e che è improbabile che uno di essi arrivi alla Corte Suprema prima del 2035. Questa tempistica offre alle aziende un periodo decennale di stabilità della giurisprudenza, in quanto possono fare affidamento sui principi confermati dalla Corte Suprema del Canada nel 2024 senza preoccuparsi di giurisprudenze più recenti.
Una svolta epocale: Il meccanismo di compensazione fiscale
Nell’aprile del 2024 è stata implementata una soluzione a lungo attesa per affrontare una delle maggiori preoccupazioni delle aziende di oggi: il rischio sproporzionato di tassazione derivante dall’errata classificazione IR35. Prima dell’aprile 2024, le aziende potevano essere costrette a pagare l’intera fattura PAYE anche se i contraenti avevano già pagato le imposte sul reddito e sulle società attraverso le loro società a responsabilità limitata.
Con le nuove disposizioni di compensazione introdotte, le imposte pagate dai contraenti vengono ora prese in considerazione se l’HMRC decide che l’incarico deve essere classificato come “Inside IR35”. L’aggiornamento della legge riduce l’esposizione finanziaria delle imprese a circa il 15% dell’importo pagato al contraente. Questo include le imposte sui dividendi e sulle società pagate dalle persone fisiche.
A causa della minaccia sproporzionata, che in precedenza era quattro volte superiore alla posizione basata sulla compensazione, alcune aziende hanno riconsiderato le loro posizioni precedentemente conservative. Il modello del contraente può avere molto successo quando è supportato dalla conformità.
Strumenti e processi migliori
Il sistema CEST (Check employment status for tax) dell’HMRC, che non viene aggiornato dal 2019, non è più utilizzato da molte aziende. Un recente FOI ha rivelato che l’utilizzo del CEST è diminuito del 50% durante l’ultimo anno fiscale. Le aziende si stanno orientando verso soluzioni più indipendenti e affidabili per la valutazione dello status.
Le aziende intelligenti conservano anche una documentazione dettagliata. Le prove scritte sono utilizzate per supportare le determinazioni di status, i contratti sono redatti con cura, il personale è adeguatamente formato e la conformità è parte integrante delle operazioni quotidiane. Le tracce cartacee sono importanti per proteggere l’azienda, soprattutto perché l’HMRC può risalire fino a quattro anni fa.
I clienti si fanno avanti mentre le agenzie fanno marcia indietro
Le agenzie di reclutamento sono passate a modelli in cui offrono supporto amministrativo ai clienti nella determinazione del loro status, senza diventare i loro consulenti fiscali. Le aziende si stanno invece assumendo la responsabilità di determinare il proprio status, come previsto dalla legislazione.
Quando gli incarichi non rientrano “al di fuori dell’IR35”, le aziende adottano un approccio pragmatico. Le aziende e le agenzie insistono sulla busta paga PAYE piuttosto che pagare un PSC senza tasse. Questo comporta il rischio di future richieste di risarcimento. La strategia “non al di fuori dell’IR35” semplifica la conformità e snellisce gli audit dell’HMRC. Se un’agenzia chiede se le detrazioni sono state effettuate correttamente, può semplicemente rispondere: “Tutti i lavoratori che non sono al di fuori dell’IR35 sono pagati attraverso le buste paga”.
Cinque semplici principi
Anni di esperienza hanno portato allo sviluppo di un quadro pratico e di best practice a cui le aziende dovrebbero attenersi. I cinque principi sono stati ampiamente adottati dal settore e forniscono una tabella di marcia per una conformità senza rischi.
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I clienti determinano il proprio status IR35.
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Prima dell’inizio dell’incarico, verrà presa una decisione sullo status.
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Se il ruolo rientra nell’IR35, si utilizza una soluzione di payroll per pagare il dipendente.
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La società del contraente riceve il pagamento lordo se il ruolo è al di fuori dell’IR35.
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Tutti i membri del personale sono formati alla conformità e si attengono a un processo documentato.
Questi passaggi, se seguiti correttamente, eliminano l’ambiguità e riducono i rischi fiscali, consentendo alle aziende di continuare a lavorare con appaltatori qualificati e flessibili, sicuri della loro conformità.
Con le giuste procedure e conoscenze, le aziende hanno poco da preoccuparsi dell’IR35.
