I dipartimenti finanziari utilizzano ancora fogli di calcolo per gestire bilanci aziendali da milioni di sterline. Questo non solo è obsoleto, ma è anche fatale per l’azienda.
Sebastian Dewhurst, fondatore di EASA, spiega perché i CFO dovrebbero smettere di affidarsi a documenti Excel non protetti per gestire i loro bilanci.
Il costo della convenienza
Excel è il linguaggio nativo della finanza. La sua flessibilità e facilità d’uso lo rendono uno strumento fondamentale per i team finanziari e i CFO di tutto il mondo. I fogli di calcolo sono attraenti, ma possono anche essere rischiosi nella gestione di dati finanziari critici. I fogli di calcolo sono ancora utilizzati da molte organizzazioni in vari settori per prendere decisioni.
Il 75% dei CFO si affida pesantemente a Excel per la pianificazione, le previsioni e il reporting. * La maggior parte di questi fogli di calcolo viene archiviata in cartelle condivise e unità locali, senza controllo delle versioni o audit trail e con una sicurezza quasi nulla”.
Disastri dei fogli di calcolo
I rischi non sono teorici o congetturali: sono reali e costosi. Nel corso degli anni, la cattiva gestione dei fogli di calcolo ha portato a incidenti significativi. L’incidente del SWF 2022 della Norvegia ne è un esempio. Un’errata immissione di dati in un foglio di calcolo è stata utilizzata per bilanciare il Fondo governativo globale da 1,5 miliardi di dollari della Norvegia. Questo ha portato all’errata allocazione di 980 milioni di corone norvegesi (92 milioni di dollari).
Non si tratta di un evento isolato. Gli errori nei fogli di calcolo costano alle aziende milioni di dollari ogni anno. A causa della loro facilità d’uso, molti di essi vengono notati solo quando è troppo tardi.
I limiti finanziari di Excel
Va chiarito. Excel svolge un ruolo fondamentale nella finanza. Excel non è mai stato progettato per essere un sistema finanziario per le aziende, perché manca di funzioni fondamentali come i controlli di accesso, i controlli di conformità integrati e molte altre funzioni. I fogli di calcolo possono faticare a tenere il passo con la crescita dei reparti e la modifica dei processi. I fogli di calcolo possono essere soggetti a errori quali logica incoerente, sovrascrittura e silenziamento dei dati.
“Questi errori possono causare non solo danni operativi, ma anche rischi legali in settori o aziende con elevati standard normativi”.
Excel e CFO: Una relazione tossica
Perché i responsabili finanziari, i CFO e altri professionisti della finanza si affidano ancora ai fogli di calcolo per gestire le proprie finanze? L’accessibilità, la flessibilità e il prezzo sono spesso le ragioni principali. La flessibilità del software consente una rapida pianificazione degli scenari, la creazione di modelli e calcoli personalizzati. I tradizionali sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) non sono in grado di gestire queste attività senza un investimento significativo.
L’implementazione di questi strumenti può sembrare costosa e dirompente, ma è insignificante rispetto ai danni legali e di reputazione causati da un singolo errore nel foglio di calcolo. Questo livello di inazione è inaccettabile.
I CFO dovrebbero chiedersi: “Proteggiamo i nostri dati finanziari o accettiamo semplicemente il rischio?”.
Elevare il futuro della finanza con il Low-Code
“La soluzione non sta nell’eliminare i fogli di calcolo da un giorno all’altro. Si tratta di accettarne i limiti e di integrarli con strumenti progettati per soddisfare le esigenze dell’ambiente aziendale odierno. Le piattaforme no-code sono un’opzione migliore per i team finanziari in futuro.
Questi strumenti combinano la flessibilità dei fogli di calcolo con la sicurezza, la scalabilità e la struttura del software aziendale. Ciò include flussi di lavoro automatizzati e accesso basato sui ruoli. Anche il controllo delle versioni è integrato. Spesso queste piattaforme sono pienamente compatibili con Excel. Ciò significa che i CFO non devono buttare via anni di logica o modelli istituzionali. Possono anche importare formule esistenti e mantenere interfacce familiari. In questo modo possono basarsi su ciò che già funziona, ottenendo al contempo il controllo degli accessi e la gestione delle versioni.
Queste caratteristiche consentono ai dipartimenti finanziari di migliorare il lavoro di squadra e di ridurre i rischi senza sacrificare l’agilità.
Il prossimo passo per i CFO
Per affrontare questi problemi, i CFO devono iniziare a verificare il modo in cui i loro team utilizzano i fogli di calcolo. Questo è particolarmente importante negli ambienti ad alto rischio o in quelli regolamentati da normative. Quindi, devono esplorare la moderna tecnologia finanziaria in grado di replicare la velocità e la personalizzazione dei fogli di calcolo, stabilendo al contempo delle linee guida.
“L’ultimo cambiamento necessario per i CFO è quello culturale. Devono dotare i loro team non solo degli strumenti giusti, ma anche della giusta mentalità per orientarsi verso soluzioni più sostenibili e scalabili”.
Riferimenti:
*www(dot)datarailscom/power-bi-vs-excel-for-fpa/#:~:text=Excel:%20Le%20cose%20principali%20da,In%20a%20semplice%20Excel%20è:
*www(dot)bradfordera(dot)com/2025/02/12/90-delle-aziende-che-ancora-si-affidano-a-fogli-di-spreadsheet-despite-bottlenecks/
Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta su Human Resources News.
