Matt Bailey chiede: Come si può rendere più efficace l’obbligo per i dipendenti di tornare in ufficio?
Quasi la metà (42%) delle aziende a href=”https://www.facilitatemagazine.com/content/news/2025/04/29/return-office-rising”>prevede di tornare completamente in ufficio/a> – collocandosi tra aziende come a href=”https://www.raconteur.net/talent-culture/which-companies-are-enforcing-office-returns Quasi la metà delle aziende prevede di tornare al lavoro, collocandosi nella stessa categoria di Amazon, Barclays, Boots, Dell e Disney.
Nella fretta di far rientrare le persone, spesso si dimentica che occorre porsi una domanda più importante: questi mandati funzionano?
I mandati possono essere utilizzati per definire le aspettative, ad esempio la frequenza con cui i dipendenti devono recarsi in ufficio. Ma senza una chiara visibilità è impossibile capire se queste aspettative vengono rispettate. In molti casi, non è così. I ricercatori hanno scoperto che solo due lavoratori britannici su cinque rispetteranno l’obbligo di RTO a tempo pieno. Il dato è in calo rispetto al 54% del 2022.
Anche il luogo di lavoro è cambiato. Molte aziende cercano di rispolverare i vecchi schemi e di applicarli all’era moderna, per poi scontrarsi con resistenze e non conformità.
In molti casi, non è il mandato che i dipendenti resistono, ma l’ufficio. Anche una politica ben intenzionata può fallire se l’ambiente d’ufficio non supporta il modo in cui le persone preferiscono lavorare. Il successo delle RTO non può essere determinato solo dai mandati. È importante avere una visione onesta e chiara di ciò che funziona e di ciò che non funziona, nonché di come l’ambiente di lavoro dovrebbe evolversi per supportare un lavoro significativo e di persona.
È essenziale capire cosa succede realmente in ufficio.
Il cambiamento è nell’aria
I mandati RTO hanno buone intenzioni per molte organizzazioni. Il lavoro di persona è visto da alcuni leader come un mezzo per migliorare la produttività, aumentare la cultura e stimolare la collaborazione. Tutti questi obiettivi sono validi, ma raggiungerli è molto più difficile.
“Il ritorno al lavoro non è solo un cambiamento logistico, ma un’opportunità per riprogettare il vostro spazio di lavoro, con persone e obiettivi alla base”.
Molte politiche di RTO si basano su un approccio “bastone e carota”, che combina incentivi e potenziali sanzioni per incoraggiare il rispetto delle regole da parte dei dipendenti. Ciò include incentivi come sussidi per i pendolari, servizi sanitari in loco, spazi di lavoro migliorati e formazione personalizzata. Alcune organizzazioni adottano un approccio più aggressivo, arrivando a limitare i bonus per i dipendenti che non rispettano il mandato.
È evidente che la dirigenza vuole riportare le persone nell’edificio. La sola intenzione non è sufficiente. Se la politica RTO non è supportata dalla visibilità nella vita reale, può fallire. Le aziende si affidano alle loro speranze invece di sapere cosa sta succedendo nel mondo reale.
RTO guidata dai dati: Le ragioni di questa scelta
Per ottenere questo livello di visibilità, le organizzazioni hanno bisogno di dati solidi e aggiornati in tempo reale. Dovrebbero includere due aree chiave: Presenza – chi arriva quando e con quale frequenza – e Produttività – come lo spazio di lavoro supporta il lavoro. Questo include fattori come i livelli di rumore, l’uso delle sale riunioni e la collaborazione.
La combinazione di questi due dati può mostrare come viene effettivamente utilizzato un ufficio e se le politiche di RTO funzionano. Sulla carta, un’organizzazione potrebbe registrare un’elevata partecipazione dei team, ma scoprire che la maggior parte dei dipendenti prenota le sale da solo per evitare il rumore degli uffici open space. Se l’obiettivo di questo mandato era quello di incoraggiare la collaborazione, questo dimostra un chiaro scollamento tra le intenzioni e l’ambiente.
JP Morgan e Amazon hanno scoperto questa lezione nel modo più difficile. Dati imprecisi hanno portato a una carenza di scrivanie durante l’implementazione del loro mandato RTO. Questo costoso errore mostra i pericoli delle supposizioni. Anche la politica più ben intenzionata può essere rovinata dalla mancanza di dati di qualità. Questo si ripercuote sui dipendenti, sulle operazioni e sui clienti.
Sistema di gestione del posto di lavoro configurabile
Ovviamente, per raccogliere queste informazioni sono necessari gli strumenti giusti. Molte organizzazioni si trovano ad affrontare sfide in questo campo. Le soluzioni attuali per la postazione di lavoro sono poco flessibili e difficili da integrare, e ancora più difficili da scalare su più sedi. Non soddisfano le esigenze del lavoro ibrido o di persona.
La collaborazione diventa più facile quando i dipendenti si sentono supportati e non costretti, creando ambienti ricchi di risorse, reattivi e di supporto.
È difficile integrare questi strumenti con i sistemi esistenti che gestiscono le prenotazioni o gli accessi in sede. Spesso questi strumenti non sono in grado di tenere il passo con i cambiamenti del luogo di lavoro, come le nuove politiche ibride o i modelli di utilizzo che cambiano. Immaginate di cercare di incastrare i pezzi di un puzzle che non sono abbinati tra loro. Si rischia solo di creare attrito. Non dovrebbe funzionare così. Dopo tutto, il software dovrebbe essere in grado di adattarsi alle vostre esigenze, non viceversa.
Le organizzazioni hanno bisogno di piattaforme flessibili e integrate, che seguano le regole che hanno creato. Questo approccio consente alla piattaforma di utilizzare i dati dei sistemi esistenti, come il software di prenotazione delle postazioni, e di tenere traccia delle presenze. Una piattaforma agile consentirà inoltre alle organizzazioni di misurare la produttività utilizzando i sensori di presenza.
Questi dati non si limitano a misurare, ma consentono anche di apportare cambiamenti positivi. I dati sull’occupazione in tempo reale potrebbero aiutare i dipendenti a trovare zone più tranquille e a ridurre la necessità di utilizzare sale riunioni in solitaria. Questi dati possono aiutare le organizzazioni a determinare quali sono i giorni più popolari per i dipendenti, e quindi ad adeguare le loro politiche per riflettere le preferenze attuali del personale.
Gli spazi di lavoro abilitati ai dati non riguardano solo la conformità alle RTO. Rendono più piacevole il lavoro in ufficio. La collaborazione diventa più facile e le frustrazioni legate a fattori come le risorse e il rumore possono essere eliminate creando ambienti ricchi di risorse e reattivi. In questo modo si potrebbe ridurre la necessità di imporre regole rigide, perché le persone vorranno semplicemente entrare.
Non è una soluzione rapida
La forza lavoro di oggi opera in un ambiente completamente diverso e i metodi e gli strumenti tradizionali non bastano più. Le aziende devono adattarsi e superare il modo di pensare di una volta. Il ritorno in ufficio non significa solo un cambiamento del posto di lavoro. È anche un’opportunità per riprogettarlo con le persone e lo scopo al centro.
Non si tratta di un processo unico. È un processo continuo. Le politiche di RTO devono essere costantemente rivalutate in base al feedback e all’evoluzione dell’utilizzo. Con la tecnologia giusta, questo può essere un processo a basso attrito e ad alto impatto: Acquisire. Analizzare. Regolare.
Abbonatevi alle nostre notizie e indicazioni settimanali sulle risorse umane
Ogni mercoledì ricevete la newsletter di Personnel Today Direct.
Personnel Today presenta le ultime offerte di lavoro nel settore delle risorse umane.
Cerca altre offerte di lavoro nel settore delle risorse umane
