Il dottor John Bates del SER spiega che, sebbene l’HCM sia al centro delle risorse umane, non raggiungerà il suo pieno potenziale finché i documenti non saranno più reattivi.
Immaginate di essere un Chief Personnel Officer o un Head Of Personnel e di avere accesso a un registro dei dipendenti in grado di analizzare e definire le priorità in base al rischio di turnover. Si noti che non ho detto “dipendente”.
Immaginate di essere il responsabile delle assunzioni e di chiedere a un documento legale se la vostra proposta è in conflitto con la nuova politica aziendale DEI. Immaginate che il vostro team chieda chiarimenti su un file ricevuto nella casella di posta elettronica, ad esempio su cosa verte il documento, a chi si riferisce e se è ragionevole.
Immaginate la situazione in cui il documento che state trattando è scritto in una lingua diversa, ma le vostre domande e i vostri feedback sono espressi nel vostro dialetto, linguaggio naturale o accento. Quello che sto descrivendo è la realtà di lavorare in un mondo in cui i documenti HR sono veramente intelligenti: documenti autoconsapevoli, ricchi di comunicazione, le cui intuizioni e i cui contenuti sono così intrecciati e consapevoli da poter condividere efficacemente informazioni su se stessi.
Vi sembra una visione del futuro? Il momento è perfetto per questi documenti intelligenti. Si prevede che entro il 2025 la produzione globale di contenuti raggiungerà i 180 zettabyte (180 trilioni di gigabyte): un oceano potenzialmente immenso di informazioni in cui sarà difficile navigare.
Una nuova generazione di documenti altamente reattivi
Non solo affoghiamo nelle informazioni, ma non riusciamo a renderle utili. Secondo alcune stime, fino al 54% (o più) dei dati archiviati nei sistemi informatici aziendali è “oscuro”, ovvero non è disponibile. Cosa farete con quelle migliaia di riunioni del team? I “dati oscuri”, o cattivi, sono responsabili di una perdita di fatturato stimata in 3,1 trilioni di dollari negli Stati Uniti.
Abbiamo bisogno di una nuova generazione di documenti ad alta reattività, in grado di cambiare il modo in cui i dipartimenti HR utilizzano e interagiscono con i loro contenuti. Questi documenti potrebbero sbloccare il valore della conoscenza aziendale e dei modelli di lavoro incorporati.
Cosa farà l’intelligenza artificiale? I team delle risorse umane si trovano ad affrontare sfide crescenti nella gestione di documenti vitali. I dipendenti perdono tempo prezioso nella ricerca dei documenti dei dipendenti e di altre informazioni importanti. I dati sparsi su diverse piattaforme creano inefficienze e causano interruzioni del flusso di lavoro.
I responsabili delle risorse umane dedicano quasi la metà del loro tempo alla ricerca di documenti HR. L’indagine 2023 di Gartner ha rivelato che il 47% dei lavoratori digitali non riesce a trovare i dati o le informazioni di cui ha bisogno per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Questo è solo un esempio di inefficienza che continua a ostacolare le operazioni HR.
I giorni in cui si cercava l’ago nel pagliaio sono finiti. Saremo in grado di porre direttamente domande a milioni di documenti intelligenti e ad altri contenuti organizzativi e, anche se sono archiviati ovunque, riceveremo risposte intelligenti e sintetiche che ci aiuteranno a prendere decisioni informate.
L’onere di gestire migliaia di e-mail al giorno si ridurrà in modo significativo, poiché questi documenti diventeranno “senzienti” e saranno in grado di scambiare informazioni in modo autonomo o attraverso uno scambio da documento a documento. I flussi di lavoro delle risorse umane diventano più accurati e veloci, consentendo di dedicare tempo prezioso alle attività strategiche.
Teams sta sostituendo la posta elettronica aziendale come piattaforma per la condivisione dei contenuti e la comunicazione sul posto di lavoro. Anche per le comunicazioni che si affidano ancora alla posta elettronica, come le richieste di informazioni, le notifiche di ferie e malattie, i contratti o le domande di assunzione, immaginate se questi documenti potessero organizzarsi e categorizzarsi autonomamente, inserirsi nelle cartelle giuste e persino attivare un’elaborazione automatica in base al tipo e al livello di priorità.
Questo livello di automazione ridurrà il lavoro manuale e snellirà i flussi di lavoro. Inoltre, farà sì che i professionisti delle risorse umane non debbano essere coinvolti in ogni fase. Immaginate quanto sarebbero più efficienti le vostre operazioni HR se poteste contare su “comunicazioni intelligenti” automatizzate che si prendono cura di loro stesse.
La domanda di contenuti HR richiederà modi migliori per utilizzarli
L’intelligenza artificiale può anche eliminare il tempo e il fastidio speso in zoom e team back-to-back. Poiché le riunioni di persona vengono sempre più spesso sostituite da riunioni virtuali, le risorse umane dovrebbero intervenire per consentire ai dipendenti di inviare bot alle riunioni. Potrebbero riassumere e sintetizzare una discussione al posto vostro, prendere appunti e perfino fare gli stessi punti che avreste sollevato voi se foste stati presenti.
Nella nuova era di riunioni aziendali efficienti, sarà necessario essere presenti solo quando la vostra competenza e il vostro processo decisionale critico saranno veramente necessari. L’intelligenza artificiale e gli strumenti di deep-learning possono occuparsi di attività di routine come prendere appunti, riassumere le discussioni e sollevare le questioni di base. In questo modo potrete dedicare più tempo alle decisioni strategiche e alle priorità di livello superiore.
La gestione dei documenti offre vantaggi significativi, anche senza l’IA. La possibilità di centralizzare documenti e dati in un unico luogo sicuro è stata determinante per snellire le attività HR che richiedono molta documentazione. I sistemi di gestione dei documenti sono utilizzati da molte organizzazioni per garantire che i loro file siano facilmente accessibili, conservati e gestiti in modo più efficiente.
Adesso Group, fornitore leader di servizi IT in Europa, ha accelerato la firma digitale dei contratti di lavoro e ha creato un nuovo standard per la loro creazione. L’azienda ha inoltre migrato con successo 5 TB di documenti HR da SAP HCM legacy a SAP SuccessFactors.
Allo stesso modo, Randstad, azienda leader mondiale nel settore dei talenti, sta archiviando 27 milioni di documenti HR con le nostre soluzioni, dimostrando non solo l’enorme volume di dati HR che le aziende moderne gestiscono, ma anche il potenziale di trasformazione di una navigazione intelligente e autoguidata per sfruttare questi dati in modo efficace.
L’ascesa delle piattaforme di automazione intelligente dei contenuti ha portato la gestione dei documenti HR in una nuova era di collaborazione tra uomini e robot. Questo modello consente all’intelligenza artificiale di organizzare le intuizioni chiave in un’ampia “mappa” (o database) dei dati aziendali, mentre l’uomo mantiene il controllo, decidendo come agire e navigare al meglio tra le informazioni.
L’autore è amministratore delegato di SER Group, leader europeo dei servizi di contenuti, e direttore non esecutivo del gigante britannico della contabilità SAGE. Tra le precedenti posizioni di John figurano l’amministratore delegato di Eggplant (pioniere dell’automazione dei test software basata sull’intelligenza artificiale) (acquisito da Keysight Technologies), l’amministratore delegato di Plat.One (piattaforma di app IoT acquisita da SAP) e il fondatore/presidente di Apama (pioniere dell’analisi dello streaming). È stato anche dirigente di livello C in diverse società di software quotate in borsa, tra cui Software AG e Progress Software. Bates ha conseguito un dottorato di ricerca in informatica presso l’Università di Cambridge, dove ha insegnato per un certo periodo nella stessa disciplina.
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